專業(yè)檔案是各級黨政機關及企事業(yè)單位履行專項業(yè)務活動中產(chǎn)生的，具有固定名稱、專業(yè)內(nèi)容和管理形式，未列入機關文書檔案歸檔范圍和保管期限的檔案。無論是人事檔案、社保檔案、退役軍人檔案，還是公證檔案、商標檔案、專利檔案等，都與人民群眾切身利益密切相關，與經(jīng)濟社會發(fā)展息息相關。深刻認識和把握專業(yè)檔案的特點和規(guī)律，是做好專業(yè)檔案工作的前提和基礎。初步來看，專業(yè)檔案具有以下幾個方面的特點。

一是大量形成于基層。越到基層，專業(yè)檔案數(shù)量越多，并呈現(xiàn)出典型的“金字塔”結(jié)構(gòu)特征。以婚姻登記檔案為例，《婚姻登記條例》規(guī)定，內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機關是縣級人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機關。中國公民同外國人、內(nèi)地居民同香港特別行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺灣地區(qū)居民、華僑辦理婚姻登記的機關是省、自治區(qū)、直轄市人民政府民政部門或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府民政部門確定的機關。因此，婚姻登記檔案大量產(chǎn)生在縣級民政部門，只有少量涉港澳臺及涉外婚姻登記檔案會產(chǎn)生在省級民政部門。民政部并不形成婚姻登記檔案。另外，專業(yè)檔案更多產(chǎn)生于機關所屬事業(yè)單位，機關本身產(chǎn)生的并不多。除干部人事檔案、會計檔案等少數(shù)專業(yè)檔案具有一定的通用性外，大多數(shù)專業(yè)檔案只在特定部門、特定領域產(chǎn)生、保管和利用。

二是體量普遍較大。專業(yè)檔案的數(shù)量普遍較多，以經(jīng)營主體登記檔案為例，僅北京市形成的經(jīng)營主體登記檔案數(shù)量就達600多萬卷。深圳市公證處自1978年成立以來，所形成的公證檔案數(shù)量超過250萬卷，更不用說基于民生管理形成的戶籍檔案、社保檔案、醫(yī)保檔案等，其數(shù)量動輒以百萬級、千萬級來衡量，遠遠超過了許多省級綜合檔案館館藏數(shù)量。在資源流向方面，專業(yè)檔案一般以形成單位自身保管為主，受庫房容量、查詢利用等因素影響，最終移交進綜合檔案館的總體比例不高。這就要求各級專業(yè)檔案管理部門在加強庫房建設、確保檔案實體和信息安全上切實擔負起責任。

三是歸檔要求與業(yè)務密切相關。首先，不同于文書檔案一般按年度歸檔，專業(yè)檔案在形成和歸檔環(huán)節(jié)一般隨辦隨歸。其次，專業(yè)檔案一般需要經(jīng)歷較長時間的“歸檔窗口”才能固化下來。如，人事類專業(yè)檔案、兒童福利機構(gòu)檔案、社區(qū)矯正檔案、經(jīng)營主體登記檔案等在形成過程中，會不斷增加新的需要歸檔的文件材料，其檔案一直處于“開口”狀態(tài)。最后，專業(yè)檔案的管理責任主體具有變動性。如，干部人事檔案、企業(yè)職工檔案、流動人員檔案、高校畢業(yè)生檔案等一般隨著人事關系的變動而變化，即“檔隨人走”。社保檔案、福利院兒童檔案、戶籍檔案等也是如此。另外，經(jīng)營主體登記檔案也隨著企業(yè)地址遷移而變化。如，當企業(yè)從一個省市遷移到另一個省市，其登記檔案也會進行遷移。

四是根據(jù)自身特點進行整理。專業(yè)檔案一般根據(jù)管理需要和特點來進行整理，且多以卷為單位，如一人一卷、一戶一卷、一企一卷等。在檔號編制上，會使用統(tǒng)一的代碼。如，經(jīng)營主體登記檔案以唯一的社會信用代碼作為識別檔號，社保、醫(yī)保檔案以身份證號作為識別檔號。在保管期限上，文書檔案保管期限一般分為10年、30年和永久，但專業(yè)檔案會根據(jù)其特點來確定，具有一定的靈活性。如，婚姻登記檔案保管期限為100年，人事檔案保管期限一般從當事人死亡之后開始計算。企業(yè)登記主體檔案的保管期限也是從企業(yè)注銷后才開始計算。住院病歷檔案的保管期限既與本次住院形成的時間相關聯(lián)，也與前后住院的病歷動態(tài)相關聯(lián)，具有專業(yè)性和特殊性。

五是利用服務具有自身特點。專業(yè)檔案一般在形成過程中或者尚未固化的時候就已經(jīng)開始發(fā)揮利用服務的作用，而不需要封閉一定期限后再開放利用。同時，專業(yè)檔案的利用具有一定的排他性，一般以直接服務當事方和特定方為主，且查詢利用頻率較高。即使在綜合檔案館館藏檔案查詢利用服務中，利用量最大的往往也都是學籍檔案、婚姻登記檔案、企業(yè)職工檔案等。可以說，專業(yè)檔案在保障和改善民生方面有著最直接最生動的實踐，在服務國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要作用。

六是數(shù)字化發(fā)展速度較快。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展方面，基于專業(yè)檔案天然的關聯(lián)性、流動性和系統(tǒng)性特征，其管理中更容易引入和推廣信息化技術手段和方法。隨著數(shù)字政府建設和政務信息化的深入推進，專業(yè)檔案逐步向無紙化發(fā)展，大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件被電子文件所替代，電子文件的歸檔和管理成為專業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢。如何提升信息化條件下專業(yè)檔案治理能力，通過電子化轉(zhuǎn)型提升專業(yè)檔案工作效率，更好滿足更多更頻繁的跨地區(qū)、跨層級利用，是其管理面臨的重要課題。

除了以上6個特點外，專業(yè)檔案還有許多其他特點，如地名檔案、收養(yǎng)登記檔案等具有存量大、增量少等特點。

基于專業(yè)檔案的專業(yè)性和特殊性，要認真研究和把握其特點和規(guī)律，有針對性地開展工作。在思想認識方面，要按專業(yè)的方法去指導和管理專業(yè)檔案；在管理機制方面，要建立健全檔案主管部門與業(yè)務主管部門協(xié)作配合的工作機制，進一步夯實工作責任；在工作推進方面，要積極發(fā)揮管理制度的作用。需要補充的是，專業(yè)檔案的特點決定了僅僅制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限是遠遠不夠的，還必須結(jié)合實際制定相應的管理制度或辦法，努力提升管理規(guī)范化水平，不斷增強人民群眾的獲得感、幸福感、安全感。

注：這是周克華在國家檔案局首次舉辦的專業(yè)檔案業(yè)務能力培訓班上的報告。