在當(dāng)今時(shí)代，檔案管理需求持續(xù)增長(zhǎng)，而傳統(tǒng)管理方式存在的局限性日益凸顯。為應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，市交通控股集團(tuán)權(quán)屬交通集團(tuán)今年決定引入智慧一體化檔案館管理控制系統(tǒng)，全面推動(dòng)軟硬件的升級(jí)改造。

在管理智能化層面，構(gòu)建了以數(shù)字檔案室為核心的智慧化檔案管理工作平臺(tái)。該平臺(tái)集成了檔案管理的全過(guò)程，包括收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱審批及歸還等環(huán)節(jié)。這一平臺(tái)的實(shí)施顯著提升了檔案管理的規(guī)范性，有效避免了人工管理流程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和不規(guī)范操作。同時(shí)，管理效率也大幅提升，繁瑣耗時(shí)的檔案操作得以在短時(shí)間內(nèi)精確完成，顯著降低了人力和時(shí)間成本。

在掃描數(shù)字化方面，依托智慧管理平臺(tái)，對(duì)室藏的文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了全面的數(shù)字化掃描歸檔。經(jīng)過(guò)努力，已形成了數(shù)萬(wàn)條電子條目，檔案數(shù)字化率超過(guò)90%。這不僅方便了檔案的存儲(chǔ)和檢索，也為檔案的長(zhǎng)期保存和廣泛共享打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)安全化是此次升級(jí)的關(guān)鍵所在。新系統(tǒng)嚴(yán)格實(shí)施了“九防”措施，包括防火、防潮、防蟲(chóng)等，確保檔案實(shí)體的安全。同時(shí)，采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限控制機(jī)制，明確不同人員的訪問(wèn)權(quán)限，防止越權(quán)訪問(wèn)。此外，檔案室的硬件設(shè)施也得到了同步升級(jí)，如安裝先進(jìn)的防火報(bào)警設(shè)備和溫濕度調(diào)控設(shè)備，全方位保障檔案信息的保密性和完整性，為檔案管理工作的安全穩(wěn)定運(yùn)行提供了可靠保障。